Fristen in öffentlichen Ausschreibungen: welche es gibt und welche wirklich zählt

Welche Fristen gibt es?

• Teilnahmefrist: In zweistufigen Verfahren geben Sie zuerst einen Teilnahmeantrag ab. Wer diese Frist verpasst, wird zur Angebotsabgabe gar nicht erst aufgefordert.
• Angebotsfrist: der Abgabetermin für das Angebot, mit Datum und Uhrzeit in der Bekanntmachung. Ein verspätet eingegangenes Angebot wird ausgeschlossen, auch bei einer Verspätung von Minuten, es sei denn, der Bieter hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 57 Abs. 1 Nr. 1 VgV).
• Frist für Bieterfragen: Bis zu diesem Zeitpunkt können Sie Fragen zu den Unterlagen stellen. Sie liegt deutlich vor der Angebotsfrist.
• Bindefrist, auch Zuschlagsfrist: So lange bleiben Sie an Ihr Angebot gebunden. Sie bestimmt, wie lange Ihre Kalkulation halten muss.
• Rügefrist: Einen erkannten Vergabeverstoß müssen Sie innerhalb von zehn Kalendertagen rügen (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB).

Wie lang sind die Fristen?

Es gibt keine allgemeingültige Zahl. Die Mindestdauer hängt vom Verfahren, von der Art der Bekanntmachung und vom anwendbaren Recht ab, und sie unterscheidet sich zwischen Deutschland, Österreich und der Schweiz. Verlässlich ist nur eine Quelle: die konkrete Bekanntmachung und die Unterlagen des jeweiligen Verfahrens.

Verlassen Sie sich deshalb nie auf eine Faustregel aus einem früheren Verfahren derselben Vergabestelle. Fristen können bei Dringlichkeit verkürzt werden (§ 15 Abs. 3 VgV), und sie müssen verlängert werden, wenn Unterlagen wesentlich geändert werden (§ 20 Abs. 3 VgV).

Ändert der Auftraggeber die Vergabeunterlagen wesentlich, muss er die Angebotsfrist verlängern (§ 20 Abs. 3 VgV). Prüfen Sie den Stand kurz vor Abgabe noch einmal in der Originalquelle.

Welche Frist plane ich zuerst?

Rechnen Sie rückwärts von der Angebotsfrist, aber beginnen Sie mit der Fragefrist. Sie ist die einzige Frist, die Ihre Arbeit inhaltlich verändert: Nur bis dahin können Sie Unklarheiten in der Leistungsbeschreibung klären lassen, und die Antwort geht an alle Bieter.

Eine belastbare Reihenfolge für ein mittleres Verfahren: Unterlagen sichten und Eignung prüfen, Fragen formulieren und einreichen, Antworten einarbeiten, Kalkulation und Konzept erstellen, interne Freigabe, technische Abgabe im Portal mit Puffer von mindestens einem Arbeitstag.

Planen Sie den letzten Punkt nicht zu knapp. Die Abgabe erfolgt elektronisch über das jeweilige Vergabeportal (§ 53 Abs. 1 VgV), je nach Portal mit Registrierung, Signatur oder Upload großer Dateien. Wer das am Stichtag zum ersten Mal macht, riskiert das ganze Angebot.

Wie behalte ich Fristen im Blick?

Im Register von BidMatch steht bei jeder Ausschreibung mit veröffentlichter Frist, wie viele Tage bleiben, und die Verfahren stammen aus oeffentlichevergabe.de, TED, simap.ch, data.gv.at. Mit Konto erinnert BidMatch Sie an die Fristen der Ausschreibungen, die Sie gemerkt oder in Arbeit haben, statt dass Sie eine eigene Liste pflegen.

Wo eine Bekanntmachung keine Frist enthält, zeigen wir keine an. Eine geschätzte Frist wäre in diesem Kontext gefährlicher als gar keine.